Services · BookStack
Le savoir de
votre entreprise,
enfin rangé.
Les procédures, les fiches machines, les réponses aux questions qui reviennent, l'accueil des nouveaux : tout ce qui vit aujourd'hui dans des fichiers éparpillés ou dans la tête d'une seule personne, réuni dans un classeur numérique simple, hébergé chez vous.
BookStack, c'est quoi ?
Un classeur partagé, que tout le monde peut compléter.
BookStack est un logiciel libre qui sert à écrire et ranger le savoir d'une organisation. On l'ouvre dans un navigateur, comme un site, et on y écrit comme dans un traitement de texte : une page pour « Faire un devis », une autre pour « Vérifier la tondeuse avant de partir », une autre pour « Que répondre quand un client demande un acompte ». Chaque page se trouve en deux secondes avec la recherche, se modifie à plusieurs, et garde l'historique de ses versions. Le jour où quelqu'un part en vacances ou quitte l'entreprise, ce qu'il savait reste.
Comment c'est rangé
Quatre niveaux, comme une bibliothèque.
Prenons Paysages du Marais, le paysagiste imaginaire de la démo.
01
L'étagère
Un grand thème : « Vie de l'entreprise », « Métier et chantiers », « Écogestes et réglementation », « Jardin vivant », « Clients ».
02
Le livre
Un sujet complet sur l'étagère : « Manuel d'accueil », « Fiches machines », « Le compostage, de A à Z », « Permaculture au jardin ».
03
Le chapitre
Facultatif, pour grouper des pages dans un livre : « Bienvenue », « Le quotidien », « Taille ».
04
La page
Le texte lui-même, avec titres, listes, tableaux, images : « Tondeuse autoportée », « Carbone et azote : le rapport C/N », « La haie sèche ».
Essayez-le
Un vrai BookStack, à portée de clic.
Ouvrez le classeur de Paysages du Marais : cherchez « azote », lisez comment monter une haie sèche, corrigez une procédure, ajoutez une page. Pas de compte à créer. Tout revient à l'état de départ chaque heure.
Un vrai BookStack, à essayer
Étagères, livres, pages, recherche, historique des modifications…
Entreprise fictive · remise à zéro toutes les heures
Ouverture de BookStack…
La démo ne répond pas pour le moment.
Un vrai BookStack, à essayer
Étagères, livres, pages, recherche, historique des modifications…
Entreprise fictive · remise à zéro toutes les heures
Ouverture de BookStack…
La démo ne répond pas pour le moment.
Ouvrir la démo en plein écran Contenu inventé pour la démo. Ce que vous écrivez y reste jusqu'à la remise à zéro suivante.
Ce qu'on y met
Tout ce qu'on explique pour la troisième fois.
01
Les procédures
Faire un devis, facturer, traiter une réclamation, fermer l'atelier le soir. Écrites une fois, suivies par tous.
02
L'accueil des nouveaux
Qui fait quoi, les horaires, le matériel, les règles de sécurité. Un arrivant lit, puis pose les bonnes questions.
03
Les fiches techniques
Machines, produits, recettes, réglages : la vérification avant départ, l'entretien, ce qu'il ne faut jamais faire.
04
Les réponses aux clients
Les questions qui reviennent au téléphone, avec la même réponse quelle que soit la personne qui décroche.
05
Les modèles
Compte-rendu de visite, liste de fin de chantier, courrier de relance : on copie la page, on remplit.
06
La réglementation, en clair
Ce que la loi impose à votre métier, résumé simplement, avec la date de la dernière vérification.
Ce que ça change
-
Avant
Le savoir est dans les têtes et les dossiers
Un document Word par-ci, un mail par-là, une version sur la clé USB du patron. Personne ne sait laquelle est la bonne.
-
Avec
Une seule adresse, une seule version
Chaque page a une adresse, un auteur, une date. Modifiée à plusieurs, retrouvée par la recherche, jamais perdue.
-
Remplace
Le classeur papier et les documents épars
Il remplace aussi les outils en ligne du même genre facturés par utilisateur : ici, votre serveur, pas d'abonnement.
- Ne remplace pas
Ce que je fais
De l'installation aux premières pages.
Mise en place
- Installation sécurisée sur votre serveur ou chez un hébergeur local
- Vos couleurs, votre logo, l'adresse à votre nom
- Un plan de rangement pensé avec vous : les étagères et les premiers livres
- Reprise de vos documents existants (Word, PDF, wiki)
- Connexion avec vos comptes Nextcloud si vous en avez
Et ensuite
- Une demi-journée avec l'équipe pour écrire les premières pages
- Sauvegardes quotidiennes, copiées hors du serveur
- Mises à jour de sécurité suivies
- Un interlocuteur joignable
Déroulé
Comment ça se passe
-
On liste ce qu'on réexplique tout le temps
Premier échange gratuit : les questions qui reviennent, les documents qui se perdent, les personnes qui savent.
-
Un plan de rangement
Trois ou quatre étagères, les premiers livres, qui écrit quoi. Simple, sinon personne ne s'en sert.
-
Installation et reprise
Le serveur, vos couleurs, vos comptes, vos documents existants remis en pages.
-
Les premières pages, ensemble
Une demi-journée avec l'équipe pour écrire, puis sauvegardes et mises à jour.
Questions fréquentes
On est trois, ça vaut le coup ?
Oui, dès qu'une personne détient un savoir que les deux autres n'ont pas. Un classeur de vingt pages bien tenues vaut mieux qu'un grand outil vide.
Il faut savoir « faire de l'informatique » pour écrire dedans ?
Non. On écrit comme dans un traitement de texte : titres, listes, tableaux, images glissées depuis le téléphone. C'est fait pour être rempli par l'équipe, pas par un informaticien.
Qui peut voir quoi ?
Ce que vous décidez : une étagère lisible par tous, un livre réservé à la direction, une page publique pour vos clients. Les droits se règlent par étagère, par livre ou par page.
Et si on arrête ?
Tout s'exporte en PDF, en HTML ou en texte, livre par livre. Vos données sont sur votre serveur : elles vous appartiennent, vous partez avec.
Combien ça coûte ?
Le logiciel est libre et gratuit. Vous payez l'installation, la reprise de vos documents et l'accompagnement, sur devis après le premier échange, qui est gratuit. Pas d'abonnement par utilisateur.
Aussi
BookStack se complète naturellement d'un espace de travail Nextcloud pour les fichiers et agendas, et d'Odoo pour les devis et les factures.